Aprenda de um jeito simples e eficiente o passo a passo pra você descobrir Como Organizar os Documentos de forma Definitiva ainda hoje!

Como Organizar os Documentos de Forma Definitiva

Você já deixou passar o prazo de uma conta porque não sabia onde ela estava? Perdeu algum benefício por não lembrar onde guardou o comprovativo? Se desesperou ao olhar aquela gaveta transbordando de papéis?

Já passou o dia inteiro procurando um documento super importante? Ficou sem ter onde guardar suas coisas por causa de todas as caixas acumuladas com papéis? 

Calma! Quem nunca passou por isso, concorda? Todos os dias precisamos lidar com vários documentos diferentes e isso pode ser um tanto estressante e desafiador.

O problema é que sem uma vida organizada acabamos desperdiçando tempo, áreas úteis da casa e até dinheiro desnecessariamente, principalmente quando falamos de documentação. Já parou pra pensar nisso? 

Pois saiba que o excesso, a má conservação ou mesmo a perda de documentos pode, por exemplo, te gerar custos com segunda via, multas e perder horas preciosas do seu dia.

Por isso, sabendo a melhor forma de organizar a papelada, você vai economizar tempo, espaço e muito dinheiro. Incrível, né?

Descubra o passo a passo prático e infalível pra você resolver isso hoje:

1. Reúna Toda a Papelada

2. Faça uma Triagem 

3. Categorize os Documentos 

4. Mantenha um Sistema de Organização 

5. Estabeleça o Ciclo de Vida 

6. Guarde no Produto Correto 

7. Defina um Espaço Para Armazenar 

8. Mantenha a Organização

9. Conclusão

Ficou curiosa? Então aprenda a partir de agora todas as etapas de Como Organizar os Documentos de forma Definitiva pra você ter domínio sobre a organização e a vida financeira de uma vez por todas.

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1. Reúna Toda a Papelada

O primeiro passo pra você iniciar na organização dos documentos é reunir todos os tipos de papéis que você tem em casa. 

E para isso, percorra todos os cômodos e vasculhe em todas as caixas, gavetas e armários que você tiver. Reúna tudo que encontrar e passe para a próxima etapa.

2. Faça uma Triagem

De todos os papéis que você recolheu, comece a separar um por um para uma análise criteriosa. 

Nessa hora, é interessante criar dois blocos distintos para fazer uma melhor distribuição e você descobrir o que é realmente importante manter arquivado:

1. Documentos que ficam (para guardar);

2. Documentos que saem (para ser descartado).

3. Categorize os Documentos

Para organizar adequadamente os documentos que ficam, crie categorias para facilitar na hora de buscá-los. 

Por isso, nessa etapa é necessário identificar os documentos para que o arquivamento se torne funcional e prático.

E para isso, entenda os setores que você possui e comece a separação.

Alguns exemplos de categorias seriam:

• Propriedades: escrituras de imóveis, comprovativos de consórcios, recibos de equipamentos, etc;

• Finanças: investimentos, contas, etc;

• Impostos: imposto de renda, taxas em geral, etc;

• Seguros: de vida, de carro, etc;

• Educação: diplomas, certificados, etc;

• Registros médicos: exames, cartão de vacinas, etc;

• Pessoais: RG, passaporte, título de eleitor, certidão de nascimento, etc;

• Entre outras.

Também acho válido criar um arquivo de documentação pessoal. Ou seja, além de categorizar os documentos, faça isso para cada pessoa da sua família, criando, dessa forma, uma separação documental mais organizada pra sua rotina. 

Então, por exemplo, tenha um arquivo das coisas da Maria, outro do João e assim por diante.

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4. Mantenha um Sistema de Organização

Para facilitar na hora de categorizar os documentos, crie uma ordem de organização para utilizar na sua rotina e deixá-la mais prática. 

Ordene sua papelada por:

1. Caixa de entrada: coloque num item organizador e em um local de fácil acesso todos os documentos que vão chegando. Isso facilita quando você for fazer a triagem e destinar a categoria de cada papel.

Então, todos os documentos que chegarem, devem ir direto pra caixa de entrada e depois para o seu destino específico.    

2. Arquivo ativo: sabe todos aqueles documentos que precisamos ter acesso rápido e que provavelmente vamos verificar com mais frequência? 

Aqui você pode guardar os papéis do ano anterior e do atual, como manuais e notas fiscais, por exemplo. 

3. Arquivo morto: Tudo aquilo que não vamos recorrer com regularidade e que deve ser guardado pode se enquadrar aqui, como por exemplo, os comprovantes de pagamento dos anos anteriores. 

Uma boa prática pra evitar ficar com vários comprovantes, é solicitar a quitação anual de débitos das empresas prestadoras de serviços de água, luz, telefonia, planos de saúde, entre outras. 

Segundo o Procon, elas são obrigadas por lei a te enviarem o comprovante com a confirmação do pagamento de todos os débitos do ano anterior até o dia 31 de maio (Lei nº 12.007/2009). Você sabia disso?

4. Arquivo permanente: aqui devem permanecer os documentos que nunca devem ser jogados fora, como escrituras, certidões e testamentos, por exemplo.

5. Estabeleça o Ciclo de Vida

Para manter nossos documentos residenciais bem organizados, é necessário saber por quanto tempo devemos manter cada um deles. Só assim você vai conseguir identificar o que fica e o que vai para o lixo.

Por isso, o próximo passo antes de pensar em armazená-los, é estabelecer o prazo de validade de cada documento para monitorar o seu ciclo de vida adequadamente.

Com isso, conseguimos estruturar um processo de descarte programado, evitando o acúmulo do “arquivo morto” e a falta de espaço para os documentos que forem chegando.   

Para saber o período exato em que devemos permanecer com cada tipo de documento e auxiliar na sua gestão, existe uma tabela que pode te ajudar nessa tarefa facilmente. 

É a chamada Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), que reúne informações sobre várias categorias de documentos, o seu respectivo ciclo de vida, frequência de uso, destinação final e período de guarda. 

Você pode criar a sua para otimização dos processos e o gerenciamento organizacional da papelada para evitar, dessa forma, a eliminação incorreta dos documentos e o acúmulo de papéis desnecessários.

E pra te dar uma mãozinha, eu trouxe uma lista de exemplos com a duração de tempo que você deve permanecer com cada tipo de documento:

Guardar por 1 mês

• Cupons fiscais de compras realizadas em lojas de conveniência, supermercados ou outro estabelecimento que você realize a compra de produtos perecíveis.

Guardar por 1 ano

• Seguros de vida, saúde, veículos, casa, etc (1 ano após o término da vigência);

• Extratos bancários;

• Comprovantes de pagamento;

• Exames médicos.

Guardar por 3 anos

• Recibos de quitação de aluguel;

• Recibos de diárias de hotéis;

• Recibos de pagamento de restaurantes.

Guardar por 5 anos

• Todos os tributos (IPTU, IPVA, Imposto de Renda, etc);

• Contas de água, energia, telefone e gás;

• Pagamentos e contratos vinculados a plano de saúde;

• Recibos escolares;

• Pagamento de cartões de créditos;

• Recibos de pagamentos dos salários de funcionários.

Guardar por 10 anos

• Pagamento de condomínios (recomendação jurídica);

• Folha de pagamento e sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.

Guardar por 20 anos

• Documentos que comprovem a aposentadoria junto ao INSS.

Guardar por prazo indeterminado

• Contrato de trabalho;

• Certificados de cursos;

• Carteira de vacinação;

• Escritura de registro de imóvel;

• Certidões de nascimento, casamento e óbito;

• RG, CPF, título de eleitor, etc.

Outros

• Financiamento de imóveis: guardar até a escritura ser passada para o seu nome;

• Carnês ou comprovantes de consórcios de carro: manter até a transferência do bem para o seu nome;

• Notas fiscais: guardar junto com o termo de garantia durante o prazo de vida útil do produto ou durante a prestação do serviço;

• Recibos de aluguel e vistoria: manter enquanto estiver no imóvel;

• Prestação da casa própria: até o fim do contrato.

6. Guarde no Produto Correto

Agora é o momento de guardar os documentos separados no material que for mais adequado para isso. 

E hoje no mercado temos à disposição vários produtos organizadores pra te ajudar nessa tarefa, como pastas, maletas e caixas dos mais variados tamanhos, formatos e cores que você encontra facilmente em papelarias ou home centers. 

Contudo, o importante aqui é escolher o método que melhor se adapte às suas necessidades. Por exemplo, se você vai guardar os documentos em uma gaveta, opte por pastas comuns ou sanfonadas para ficar mais funcional. Mas se você for guardar a papelada em uma estante, nesse caso, opte por maletas de arquivo ou caixas personalizadas.

Dessa forma você mantém um padrão e deixa a organização muito mais prática e eficiente. E não esqueça de etiquetar tudo pra facilitar na hora da visualização dos documentos e te ajudar a ser mais ágil quando precisar buscar por documentos mais específicos.

7. Defina um Espaço Para Armazenar

O próximo passo é começar a organização do local onde você vai deixar guardado seus documentos. 

Não pule essa etapa! É extremamente necessário deixar um espaço reservado para o armazenamento correto dos documentos para evitar que você ou outro membro da família fique perdido procurando os comprovantes ou registros, por exemplo.

Não adianta nada guardar tudo bonitinho se na hora que você for precisar buscar um documento não ter a menor ideia de onde o colocou. Perda de tempo concorda?

Por isso, pense bem onde vai armazenar tudo pra que fique o mais prático e funcional possível na sua rotina.

E que tal digitalizar os documentos? É uma ótima forma de otimizar a organização e reduzir o excesso de papel. 

Nesse caso, você pode converter os documentos físicos em PDF através de um aplicativo para smartphone ou solicitar que as contas sejam enviadas exclusivamente por via digital. 

Dessa forma, facilita a visualização e o envio para outras pessoas, caso seja necessário, e você pode armazenar tudo em pastas no computador. Bem mais prático e seguro, concorda?

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8. Mantenha a Organização

O último passo pra você organizar os documentos de forma definitiva é conseguir manter tudo em ordem de forma duradoura.

E para isso você pode adotar algumas práticas simples, porém eficazes, como por exemplo:

1. Sempre que chegar algo novo, crie o hábito de encaminhar imediatamente para a caixa de entrada. E após fazer isso, já arquive os documentos em suas respectivas pastas;

2. Uma vez ao ano revise todos os papéis que estão arquivados para eliminar o que pode ser descartado. Isso vai evitar o acúmulo de novos documentos e a perda de espaço;

3. Como citado na etapa anterior, sempre que possível, opte pela digitalização dos documentos e passe a recebê-los por meio eletrônico. 

9. Conclusão

Viu como é simples? Aplique todo o passo a passo que você conferiu aqui no artigo para começar hoje mesmo a Organizar os Documentos de forma Definitiva!

Garanto que se você aplicar todas as etapas corretamente vai conseguir deixar esse processo muito mais leve na sua rotina e os seus documentos ficarão sempre organizados, economizando muito tempo, espaço e dinheiro!

Espero que esse artigo tenha sido útil pra você. Um beijo e até o próximo post! =)

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